L'assemblée générale est le rendez-vous annuel où l'association rend des comptes à ses membres et décide de la suite. Bien préparée, elle dure une heure et donne envie de s'impliquer. Mal préparée, elle se perd en discussions et décourage les bonnes volontés. Voici comment l'organiser sereinement.
Relire les statuts d'abord
La loi de 1901 ne fixe pas les règles de l'assemblée générale : ce sont vos statuts qui disent qui la convoque, dans quel délai, qui peut voter, quel quorum est nécessaire et comment les décisions sont prises. Relisez-les avant de fixer la date : une assemblée mal convoquée peut voir ses décisions contestées.
Fixer la date et convoquer
- Choisissez une date où le plus grand nombre peut venir. Beaucoup de clubs la placent en fin de saison, avant l'été.
- Envoyez la convocation dans le délai prévu par les statuts, avec l'ordre du jour, le lieu et l'heure.
- Joignez un formulaire de pouvoir pour ceux qui ne pourront pas venir, si vos statuts le permettent.
- Si des postes du comité directeur sont à renouveler, annoncez-le et expliquez comment se porter candidat.
L'ordre du jour type
- Le rapport moral, présenté par le président : la saison écoulée et les projets.
- Le rapport d'activité : effectifs, résultats, évènements de l'année.
- Le rapport financier, présenté par le trésorier, puis le vote d'approbation des comptes.
- Le budget de la saison à venir.
- Le montant des cotisations, si les statuts le confient à l'assemblée.
- L'élection ou le renouvellement des membres du comité directeur.
- Les questions diverses, de préférence transmises à l'avance.
Préparer les documents
Les comptes de l'année, le budget, la liste des candidats, la feuille d'émargement : préparez-les une à deux semaines avant, pour avoir le temps de les relire à plusieurs. Une présentation projetée, avec quelques chiffres et des photos de la saison, rend l'ensemble plus vivant qu'une lecture de tableaux.
Le jour de l'assemblée
- Faites signer la feuille d'émargement à l'entrée et comptez les pouvoirs : c'est elle qui prouve que le quorum est atteint.
- Désignez un président et un secrétaire de séance.
- Annoncez une durée, et tenez-la.
- Terminez par un moment convivial : c'est souvent là que se décident les nouvelles implications.
Après l'assemblée
- Rédigez le procès-verbal, signé comme le prévoient les statuts, et diffusez-le aux membres.
- Si les dirigeants ont changé, déclarez-le dans les trois mois.
- Conservez le procès-verbal et les comptes : ils sont souvent demandés dans les dossiers de subvention.