Dans la plupart des clubs, trois personnes portent l'essentiel de la gestion : le président, le trésorier et le secrétaire. Leurs rôles se recoupent souvent, surtout dans les petites associations. Voici ce que fait chacun, et ce qu'il est utile de savoir avant d'accepter l'une de ces places.
Ce que dit la loi, et ce que disent les statuts
La loi du 1er juillet 1901 n'impose ni président, ni trésorier, ni secrétaire : ce sont les statuts de l'association qui fixent qui la dirige et comment. Dans les faits, presque tous les clubs ont un comité directeur (ou conseil d'administration) élu par l'assemblée générale, qui désigne en son sein un bureau. Avant de prendre un poste, relisez vos statuts : ils disent qui peut signer, qui représente l'association et comment les décisions sont prises.
Un point à ne pas oublier : tout changement de dirigeants se déclare dans les trois mois, comme le prévoit l'article 5 de la loi de 1901. La démarche se fait en ligne ou auprès du greffe des associations.
Le président
- Il représente l'association auprès de la mairie, de la fédération et des partenaires, et en justice si les statuts le prévoient.
- Il convoque et anime les réunions du comité directeur et l'assemblée générale.
- Il signe les contrats et les engagements, dans les limites fixées par les statuts.
- Il donne le cap : projet sportif, priorités de la saison, relations avec les bénévoles.
Le vice-président le seconde et le remplace en cas d'absence. Dans beaucoup de clubs, il prend en charge un domaine précis : les jeunes, les partenaires ou les évènements.
Le trésorier
- Il tient les comptes : recettes (licences, buvette, partenaires, subventions) et dépenses.
- Il prépare le budget de la saison et en suit l'exécution.
- Il gère la banque et les paiements, de préférence avec un second signataire.
- Il présente le rapport financier à l'assemblée générale.
- Il monte, avec le président, les dossiers de subvention, qui demandent souvent les comptes de l'année précédente.
Une bonne pratique : deux signatures au-delà d'un certain montant, et un justificatif conservé pour chaque dépense.
Le secrétaire
- Il prépare les convocations et les ordres du jour.
- Il rédige les comptes rendus des réunions et le procès-verbal de l'assemblée générale.
- Il tient à jour les documents de l'association : statuts, liste des dirigeants, déclarations.
- Il centralise le courrier et les échanges avec la fédération et la mairie.
- Dans les clubs sportifs, il suit souvent les licences avec le responsable concerné.
Les autres membres du comité directeur
Responsable des jeunes, des arbitres, du matériel, de la buvette, des partenaires ou de la communication : les titres varient d'un club à l'autre. Ce qui compte, c'est que chacun sache de quoi il est responsable, et à qui passer le relais.
Trois conseils
- Écrivez qui fait quoi, sur une seule page, et partagez-la : un nouveau bénévole sait à qui s'adresser.
- Travaillez en binômes : président et vice-président, trésorier et trésorier adjoint. Un départ ne laisse pas le club sans personne.
- Ne cumulez pas tout. Un président qui est aussi trésorier, secrétaire et entraîneur finit par s'épuiser, et le club avec lui.